Dalam rangka menyamakan frekuensi diantara anggota tim Humas IKPLN se Indonesia khususnya bagaimana mengolah berita untuk dijadikan sebuah tayangan NewsLetter dengan tampilan sederhana tapi manis, pada artikel Teknologi Informasi kali ini saya coba menuliskan teknik cara membuat NewsLetter menggunakan situs Online Gratis yang saat ini tersedia banyak pilihan di Internet.

Ide ini  muncul tiba-tiba setelah menerima kiriman Berita dari salah satu rekan di WAG Humas IKPLN Indonesia yang mengirimkan berita singkat dibarengi dengan foto-foto kegiatannya yang dapat dijadikan contoh ilustrasi bagaimana kita menyulapnya menjadi sebuah NewsLetter sederhana yang menarik untuk dibaca dan disajikan kepada pemirsa Website IKPLN.

Gambaran proses bisnisnya kita ilustrasikan sebagai berikut :

1. Humas IKPLN Daerah menerima berita berikut foto-foto kegiatan dari IKPLN Cabang melalui WAG.
2. Humas IKPLN Daerah melakukan download foto-foto kegiatan yang diterima dari WAG ke Laptop.
3. Humas IKPLN Daerah mengemas berita daerah menjadi sebuah Newsletter Berita IKPLN Daerah menggunakan situs Online.
4. Humas IKPLN Daerah mendownload NewsLetter dari situs Online.
5. Humas IKPLN Daerah mengirimkan NewsLetter Daerah kepada Tim Website IKPLN melalui WAG Humas IKPLN Indonesia.
6. Tim Website IKPLN mengirimkan NewsLetter Daerah ke WAG Tim Website IKPLN untuk dilakukan Review.
7. Setelah dinyatakan Lolos dari Do & Don’t Publikasi Website IKPLN, maka Redaktur Pelaksana Website IKPLN mengirimkan NewsLetter Daerah kepada Pengelola Media IKPLN melalui WAG.
8. Pengelola Media IKPLN melakukan review terhadap NewsLetter Daerah & memberikan ijin tayang & publish ke Website IKPLN.
9. Administrator Website IKPLN melakukan Upload NewsLetter Daerah ke Website IKPLN sesuai Daerahnya masing-masing.

Tahapan membuat NewsLetter menggunakan salah satu situs Online yang gratis sebagai berikut :

PERSIAPAN :

1. Pastikan anda memiliki email address dari google (contoh : nama.anda@gmail.com) dan masih ingat passwordnya.
2. Pastikan bahwa Laptop anda terkoneksi Internet & telah diinstall browser Google Chrome.
3. Pastikan bahwa anda telah melakukan download foto-foto yang diterima dari WAG ke Folder yang ditentukan di Laptop anda.
4. Apabila narasi akan di Copy – Paste langsung dari WhatsApp Web, pastikan WA Webnya dalam kondisi sudah terbuka, tetapi apabila sebelumnya narasi yang diterima dari WAG sudah dicopy & pastekan ke Laptop, maka tidak perlu buka WA Web.

PEMBUATAN NEWSLETTER :

• Buka Browser Google Chrome dan ketikkan https://www.visme.co/newsletter-maker/ maka akan tersaji tampilan seperti gambar di bawah ini
• Tekan tombol Create Your Newsletter sehingga tampak gambar seperti di bawah ini (apabila anda dalam kondisi belum login pada account Google)

• Apabila anda belum login ke account google anda, maka perlu melakukan tahapan seperti berikut ini. Tekan tombol Sign Up With Google sehingga tersaji gambar seperti di bawah.

• Ketikkan email address anda pada form Email atau Ponsel, kemudian tekan tombol Berikutnya sehingga tampak tampilan gambar seperti di bawah ini.

• Ketikkan Password email anda pada form tersebut di atas, dilanjutkan dengan penekanan tombol Berikutnya, maka akan tersaji tampilan seperti di bawah (apabila account anda menerapkan pengamanan ganda, apabila tidak maka akan langsung muncul tampilan pada gambar berikutnya) .

• Tekan Icon Dapatkan Kode Verifikasi, maka Google akan mengirimkan notifikasi berupa Kode yang akan dituliskan pada form seperti tampak pada gambar di bawah ini (apabila account anda menerapkan pengamanan ganda, apabila tidak maka akan langsung muncul tampilan pada gambar berikutnya) .

• Tampilan Home Pages dari situs Visme seperti gambar di bawah, apabila pada saat awal buka browser google chrome anda telah berada pada accaount anda, maka anda langsung akan mendapatkan tampilan seperti di bawah tanpa harus melakukan proses login seperti 5 (lima) tahapan di atas.

• Dipersilahkan anda memilih salah satu tamplate NewsLetter yang tersedia, sebagai contoh anda memilih tamplate Food Revolution kemudian tekan tombol Edit seperti tampak pada gambar berikut ini.

• Lakukan editing pada narasi dengan melakukan Copy – Paste dari narasi yang didapat di WAG, sedangkan untuk melakukan Upload foto yang telah didownload ke Laptop, Tekan Icon Photos yang berada di sebelah kiri kemudian tekan tombol Upload seperti tampak gambar di bawah ini.

• Pilih salah satu Foto yang akan disajikan pada NewsLetter tersebut dan tekan tombol Open, kemudian tempatkan pada posisi yang anda kehendaki, demikian seterusnya perlakukan yang sama untuk foto-foto berikutnya, seperti tampak pada gambar berikut ini.

• Gambar di bawah hasil dari editing narasi dan foto-foto yang diterima dari WAG.

• Untuk melakukan download Newsletter tersebut, dipersilahkan anda menekan tombol Download yang tersedia pada Pojok Kanan Atas seperti tampak pada gambar di bawah ini.

• Setelah tampak seperti gambar di bawah ini, silahkan Tekan tombol Download maka sistem akan otomatis melakukan proses download newsletter dengan format file berektensi JPG (mengingat kita pakai versi gratisan maka kita hanya terbatas bisa melakukan download dengan format default yang tersedia)

Setelah kita dapatkan file Newsletter tersebut, dipersilahkan dikirim melalui WAG Humas IKPLN Indonesia, untuk selanjutnya Tim Website IKPLN akan melakukan proses Review, kemudian menyampaikan ke Pengelola Media IKPLN, setelah mendapat persetujuan tayang maka Administrator Website IKPLN akan melakukan Upload dan Publish Newsletter Daerah.

Demikian yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat & jangan merasa lelah untuk terus mencoba dan mengotak-atik fitur-fitur yang disediakan oleh Situs online tersebut sehingga semakin lama anda akan familier dengan aplikasi tersebut.

Terima kasih dan Salam Sehat & Semangat.

(Penulis : Bambang Bayu Adji)